Z powodu pandemii część firm bezpowrotnie przeszło na pracę zdalną, a część wdrożyła hybrydowy system pracy i stał się on pewnego rodzaju normą w Europie. Pracownicy często wolą pracować z domu, chociażby z powodu oszczędności czasu i pieniędzy związanych z transportem do biura, jak i również powodów osobistych.  Według firmy badawczej Forrester, jeśli firmy, które przez ostatnie dwa lata umożliwiały pracę zdalną, zmienią swoją politykę i odbiorą tę możliwość, mogą się one spodziewać miesięcznych rezygnacji z pracy na poziomie 2.5%. Kolejne zaskakujące dane opublikowała firma badawcza Owl Labs and Global Workplace Analytics. Badanie, które przeprowadziła w Stanach Zjednoczonych pokazuje, że 50% ankietowanych zaakceptowałoby cięcie płac do 5%, aby móc pracować choć częściowo zdalnie. Kolejne dane przedstawili analitycy Gartner – według nich, 64% zapytanych pracowników, rozważyłoby nową ofertę zatrudnienia, tylko jeśli oferowałaby elastyczne godziny pracy. Dodając, że to właśnie elastyczne godziny pracy są głównym czynnikiem zwiększonej produktywności.

Powyższe statystyki pokazują, że zdalny i hybrydowy model pracy pozostaną z nami na długo, jeśli nie na zawsze. Jednak niezależnie od tego, gdzie pracownicy będą wykonywać swoją pracę, firmy nie mogą sobie pozwolić na spadki wyników biznesowych.

Dlatego to właśnie te organizacje, które nie przyłożyły się do stworzenia odpowiednich warunków przy przejściu na pracę zdalną – odnotowały największe spadki produktywności. Skoro praca zdalna to nowa norma, to warto przemyśleć jak wygląda ‘wirtualne biuro’ w naszych firmach i czy wspiera procesy, w których biorą udział nasi pracownicy.

Stwórz cyfrowe miejsce pracy

Koncept cyfrowego biura nie jest niczym nowym, jednak wraz z uzyskaną w ostatnich dwóch latach popularnością, stawia firmy przed większą ilością wyzwań. Przede wszystkim, praca zdalna wiąże się z większym ryzykiem  cyberataku. Według badania przeprowadzonego przez firmę Forrester, około 74% firm obwinia obecne cyberataki lukami spowodowanymi przez systemy pracy zdalnej  – narażone są zarówno dane, jak i dokumenty. 

Jak stworzyć bezpieczne cyfrowe miejsce pracy?

1. Skanuj wszystkie dokumenty biurowe, korzystając z systemu wyposażonego w technologię OCR.

Dzięki temu procesowi tekst na zeskanowanych dokumentach jest automatycznie rozczytywany i umieszczany w systemie. System musi zapewniać przede wszystkim bezpieczeństwo danych oraz umożliwiać wykorzystanie rozczytanych danych w innych procesach. System powinien również umożliwiać łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia. Przykładem systemu spełniającym te wymagania jest JobRouter.

2. Wykorzystaj potencjał systemów workflow

Obieg dokumentów w firmie musi przebiegać szybko i sprawnie. Używając maili, nie mamy gwarancji, że dokument zostanie odebrany i przeczytany przez odpowiednią osobę w odpowiednim czasie. Systemy workflow oferują narzędzia do obiegu dokumentów oraz nadawanie, przekazywanie i wykonywanie zadań związanych z załączonymi dokumentami, bądź formularzami.  Połączenie tych funkcji z wyżej wspomnianą technologią OCR i archiwum dokumentów tworzy niemalże kompletne środowisko do wykonywania pracy z dowolnego miejsca, minimalizując przy tym ryzyko napotkania cyberniebezpieczeństwa. 

Dodatkowe przydatne funkcje, jakie mogą oferować systemy workflow to między innymi: elektroniczne podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym lub kwalifikowanym, integracja z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami (np. ERP, KSeF), możliwość tworzenia procesów, przez pracowników firmy, bez konieczności korzystania z firmy zewnętrznej/wdrażającej system.

3. Zapewnij narzędzie do współpracy nad dokumentami

Produkty, takie jak Microsoft Teams, Dokumenty Google, Share Point upraszczają współpracę nad dokumentami. Dzięki nim pracownicy mogą pracować równocześnie na tych samych plikach i z dowolnego miejsca. Wymienione rozwiązania oferują również dokumentację i historię zmian. Jakkolwiek wybierając system obejmujący całe środowisko pracy zdalnej, warto sprawdzić, czy system oferuje integrację z którymś z powyższych rozwiązań. Dla przykładu, JobRouter jest zintegrowany z Microsoft Office. 

4. Pamiętaj, aby zabezpieczać dane.

Przypomnijmy jeszcze raz, ochrona danych musi stanowić priorytet przy pracy zdalnej. Warto zwrócić szczególną uwagę na zabezpieczenie danych nieustrukturyzowanych, czyli wszelkich informacji, których nie można uporządkować w bazie danych, czyli na przykład – dokumentów, obrazów, plików PDF, wiadomości e-maili itp. System do archiwum dokumentów zapewni bezpieczną przestrzeń dla wszystkich pracowników, zarówno zdalnych, jak i tych pracujących w biurze.

5. Ciągła automatyzacja

Wdrożenie systemu workflow to pierwszy krok do ciągłej automatyzacji. Twoi pracownicy najlepiej zidentyfikują przestrzenie do kolejnych usprawnień, a dzięki platformom niskokodowym (low-code), sami mogą tworzyć i rozwijać procesy.