Bez względu na wielkość firmy i branżę, w jakiej działa, głównym celem każdej firmy powinna być maksymalizacja wydajności przy jednoczesnym obniżaniu kosztów wykonywania niezbędnych procesów oraz zadowoleniu pracowników. Te cele mogą zostać zrealizowane dzięki inteligentnej automatyzacji i robotyzacji procesów.

Czym dokładnie jest robotyzacja i automatyzacja procesów? 

     Automatyzacja procesów w firmie, to proces, który wchodzi w zakres zyskującej popularność dziedziny Robotic Process Automation (RPA). Zadaniem RPA jako zestawu algorytmów jest wykonywanie czynności na podstawie jasno określonych reguł, które w tradycyjnych warunkach mogą być monotonnym zajęciem dla pracownika. Co można rozumieć przez monotonne zajęcie? Tworzenie raportu poprzez pozyskiwanie danych z różnych systemów funkcjonujących w firmie (CRM, system do księgowania finansów, systemy monitorujące realizację zamówień i inne), oraz integrowanie ich w celu stworzenia raportu. To tylko jeden przykład czynności, która musi być wykonana w celu zakończenia konkretnego procesu biznesowego. Inne przykłady to:

• Wysyłanie cyklicznych wiadomości e-mail
• Wprowadzanie danych faktury
• Analiza zgodności danych z różnych baz
• Przeklejanie wartości z jednego do drugiego pliku

     Wdrożenie procesów automatyzacji i robotyzacji pozwoli na znaczne przyśpieszenie tych czynności i obniży koszty procesu biznesowego jako całości. Wdrożenie procesów automatyzacji w firmie to spore wyzwanie, dlatego warto dodatkowo zgłębić swoją wiedzę i dowiedzieć się, jak wygląda robotyzacja dla początkujących. Jak zacząć wdrożenie w organizacji – starter pack.

Jak rozsądnie wybrać proces, który ma podlegać automatyzacji? 

     Uzasadniony wybór procesów, które zostaną poddane automatyzacji, musi zostać uwarunkowany potrzebami biznesowymi. Wiele firm pod wpływem trendu decyduje się na wprowadzenie robotów w procesach, które doskonale radzą sobie bez użycia tego typu technologii. Nadmierne wykorzystywanie automatyki może mieć zgoła odmienny skutek, niż pierwotnie zakładano na przykład jak rosnące koszty przy niedostatecznym wzroście efektywności. Jak więc wybrać procesy, które powinny zostać zautomatyzowane?

Przede wszystkim należy przeprowadzić selekcję tych procesów, które z punktu widzenia wydajności powodują przestoje, a co za tym idzie, generują podwyższone koszty. Jeśli taki proces jest:

• Powtarzalny,
• Stabilny,
• Ograniczający się jedynie do pracy cyfrowej,
• Niewymagający osądu 

możemy wdrożyć procedurę, mającą na celu zweryfikowanie, czy koszt wdrożenia technologii RPA będzie inwestycją, która szybko się zwróci. Oczywiście poprawa produktywności i obniżenie kosztów nie muszą być jedynym kryterium, jakie bierzemy pod uwagę. Jeśli w naszej firmie zidentyfikujemy procesy, które generują dużo błędów ludzkich, obniżających jakość produktu finalnego, zastosowanie RPA może być uzasadnione, by zminimalizować ryzyko błędów a tym samym zwiększyć satysfakcję klientów. 

Jakie korzyści zapewnia wdrożenie robotyzacji procesów w naszej firmie? 

     Zastosowanie technologii RPA niesie za sobą wymierne korzyści dla konkretnego działu obsługującego dany proces biznesowy, jak i dla całego przedsiębiorstwa. Przede wszystkim robotyzacja zwiększy szybkość wykonywania żmudnych i powtarzalnych procesów. Co więcej, zwiększona wydajność nie odbije się na jakości pracy – odpowiednio zaprogramowany robot swoją pracę wykonuje bezbłędnie, czego nie można powiedzieć o pracowniku, który przez zmęczenie popełnia pomyłki mogące rzutować na jakość końcowego produktu. Wprowadzenie robotyzacji wiąże się z początkową inwestycją, która jednak w szybkim tempie zwróci się, gdy pracownik zostanie oddelegowany do innej pracy. 

Samodzielne rozwiązanie czy szyty na miarę system RPA – co wybrać? 

     Na pytanie, czy warto wprowadzić robotyzacje do swojej firmy, zdecydowana większość przedsiębiorców odpowie twierdząco. Dylematem, który nie tak łatwo rozstrzygnąć, jest wybór konkretnego narzędzia. Z jednej strony firma może samodzielnie zaprojektować i wdrożyć rozwiązanie automatyzujące procesy biznesowe.  Z drugiej strony istnieje możliwość powierzenia automatyzacji specjalistom Mindbox.pl. Na co się zdecydować?

     Jeśli nasza firma posiada duży i rozwinięty dział IT, możemy pokusić się o stworzenie własnego robota, jednak nie zawsze mamy gwarancję sprawności działania i faktycznego zwrotu z inwestycji (roboczogodziny, które spędzają specjaliści IT na stworzenie narzędzia). Z drugiej strony wsparcie specjalistów przy projektowaniu rozwiązania RPA to większy wydatek na początku, który jednak zapewni nam działanie zgodne z naszymi potrzebami. Jeśli zależy nam na gwarancji skuteczności lub nie mamy odpowiedniej kadry, która może stworzyć takie rozwiązanie, postawmy profesjonalistów w dziedzinie automatyzacji.