Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego opłaca się go wdrożyć?
Bez dokumentów trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy, z kolei zarządzanie nimi jest jedną z podstawowych czynności realizowanych we współczesnym biznesie. W dzisiejszych czasach praca z dokumentacją jest o tyle łatwiejsza i wygodniejsza, że przedsiębiorcy nie są już skazani wyłącznie na tradycyjne dokumenty papierowe – z powodzeniem mogą zastąpić je ich cyfrowymi odpowiednikami wdrażając elektroniczny obieg dokumentów.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Pod pojęciem elektronicznego obiegu dokumentów rozumie się nowoczesne podejście do zarządzania zasobami dokumentacji firmowej, opierające się o nowoczesne technologie IT dla biznesu. Jego pojawienie się i rozpowszechnienie na niemal masową skalę stało się możliwe dzięki intensywnemu i dynamicznemu rozwojowi technologicznemu, który pozwolił na stworzenie narzędzi umożliwiających realizowanie koncepcji zarządzania dokumentami w cyfrowy sposób. Elektroniczny obieg dokumentów jest lepszą alternatywą dla tradycyjnego modelu zarządzania dokumentami w wersji papierowej. Za jego wyborem przemawia wiele, istotnych z biznesowego punktu widzenia czynników.
Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zyskują szansę na znaczącą poprawę jakości i wydajności swojej pracy. Dzięki nowoczesnym technologiom informatycznym obecnym w systemach do zarządzania dokumentami, poruszanie się po firmowych zasobach dokumentacji staje się szybkie, łatwe i wygodne, co pozwala na zaoszczędzenie czasu pracy, przyspieszenie podejmowania decyzji oraz podniesienie ich jakości. Odpowiednie zabezpieczenia chronią przed wyciekiem poufnych danych oraz niwelują ryzyko przypadkowego usunięcia istotnych danych lub przeprowadzenia w ich obrębie nieuprawnionych modyfikacji.
Ograniczenie do niezbędnego minimum ilości papierowej dokumentacji pozwala na wcielenie w życie modnej i praktycznej koncepcji biura bez papieru (paperless office) oraz ograniczenie wydatków na zakup materiałów papierniczych, energii elektrycznej, utrzymywanie infrastruktury do drukowana oraz opłacanie etatów pracowników odpowiedzialnych za organizację pracy fizycznego archiwum. Zgromadzenie całokształtu firmowej dokumentacji w jednym miejscu oferuje natomiast dostęp do niej na równych prawach zarówno dla osób pracujących w biurze i oddziałach firmy, jak i pracowników wykonujących swoje obwiązki zdalnie.
Nowoczesny system DMS w elektronicznym obiegu dokumentów
Praktyczna realizacja koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów pozostałaby jedynie w sferze marzeń, gdyby nie dynamiczny wzrost technologiczny w obszarze rozwiązań informatycznych dla biznesu. Wcielenie w życie wszystkich jego założeń stało się możliwe wraz z pojawieniem się systemów zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS), które powstały w celu usprawnienia prowadzenia biznesu i działalności operacyjnej przedsiębiorstw, a w szczególności, zarządzania i procesowania dokumentacji przychodzącej zarówno z zewnątrz, jak i tej generowanej wewnętrznie. Oprogramowanie tego typu pozwala na skuteczne zarządzanie firmowymi zasobami zdigitalizowanej dokumentacji, przechowywanej w elektronicznej postaci.
Całokształt firmowej dokumentacji jest przechowywany w elektronicznej postaci w chmurze lub na serwerach firmy, a dostęp do niego uzyskuje się z poziomu wybranego systemu zarządzania dokumentami. Pozwala to na wygodne i szybkie poruszanie się po zasobach dokumentów, błyskawiczne odnajdowanie potrzebnych plików, ich wymianę między pracownikami oraz realizowanie wszystkich pozostałych zadań związanych z procesowaniem dokumentacji. Wszystko szybko, w zgodzie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i nowocześnie, bez zbędnych przestojów, opóźnień i pomyłek. Pełen zakres funkcjonalności oferowanej przez systemy zarządzania dokumentami jest ściśle uzależniony od wyboru odpowiedniego oprogramowania.
W jaki system zarządzania dokumentami opłaca się zainwestować?
Na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest obecnie wiele systemów klasy DMS. Każdy z nich oferuje nieco odmienną funkcjonalność, od której w dużej mierze zależą korzyści, jakie uda się osiągnąć za jego pomocą. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest wybór prawdziwie innowacyjnego, nowoczesnego i przyszłościowego rozwiązania, które będzie prawidłowo spełniało swoją rolę nie tylko dziś i w kolejnych miesiącach wspólnej pracy, ale podążało za duchem czasu i dynamicznym rozwojem biznesu.
Najlepsze, dostępne na rynku systemy zarządzania dokumentami, oprócz kluczowych funkcji z zakresu zarządzania dokumentacją, korzystają z takich funkcjonalności, jak automatyzacja procesów biznesowych (BPA), silnik workflow, zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), elementy sztucznej inteligencji (AI), uczenie maszynowe (ML), optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), podpis cyfrowy oraz z wielu innych innowacyjnych technologii i mechanizmów.
Takie rozbudowane, kompleksowe i innowacyjne możliwości oferują platformy low-code, które łączą funkcjonalność z zakresu zarządzania dokumentami z automatyzacją i optymalizacją procesów biznesowych. Najbardziej zaawansowane z nich pozwalają nie tylko szybko budować nowe aplikacje biznesowe bez kodowania, ale również łatwo i z natychmiastowym rezultatem wdrażać potrzebne zmiany w obrębie już istniejących, a nawet działających w środowisku produkcyjnym instancji. Daje to firmie możliwość elastycznego dostosowywania obiegów dokumentów do aktualnych potrzeb, w pełnej zgodzie z rytmem i dynamiką biznesu oraz w odpowiedzi na zmiany zachodzące w jej otoczeniu.