Własny sklep internetowy to jeden z najpopularniejszych aktualnie pomysłów na biznes. Pozwala wejść na rynek bez dużego kapitału inwestycyjnego i pracować z dowolnego miejsca na świecie. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie tego typu działalności. Warto jednak pamiętać o tym, że wymaga ona dopełnienia pewnych kwestii formalnych, wśród których należy wymienić choćby politykę prywatności. Co to za dokument i jak prawidłowo go przygotować?

Co to jest polityka prywatności?

Polityka prywatności to zbiorczy dokument, który opisuje sposób zbierania oraz przetwarzania danych osobowych przez właściciela strony internetowej. Stanowi zatem gwarancję spełnienia obowiązku informacyjnego względem użytkowników sklepu. Zgodnie z prawem administrator powinien przedstawić im szereg informacji na temat przetwarzania ich danych osobowych.

Dokument polityki prywatności wymagany jest od każdego sprzedawcy internetowego na podstawie przepisów RODO. Określenia tego powszechnie używa się przede wszystkim w odniesieniu do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Warto zauważyć, że przetwarzanie danych osobowych w sklepie internetowym zachodzi nie tylko podczas zawierania umowy sprzedaży. To również takie sytuacje jak skorzystanie z formularza kontaktowego czy zapis do newslettera.

Polityka prywatności a sklep internetowy

Co ciekawe, przepisy RODO nie wspominają wprost o polityce prywatności w sklepie internetowym. Nakładają jednak na właściciela sklepu pewne obowiązki informacyjne, do których przedstawienia najlepiej nadaje się właśnie ten rodzaj dokumentu. Dla sprzedawców jest to najpopularniejszy sposób na powiadomienie klientów o tym, jak przetwarzane są ich dane osobowe.

Aby pozyskać politykę prywatności dla swojego sklepu internetowego, możesz sięgnąć po różne metody. Przepisy nie regulują sposobu, w jaki należy to zrobić. Dostępne rozwiązania obejmują:

• Samodzielne opracowanie dokumentu – metoda ekonomiczna, lecz ryzykowna, bo wymagająca wiedzy z zakresu prawa.
• Skorzystanie z usług wyspecjalizowanej firmy – rozwiązanie kosztowne, lecz gwarantujące stuprocentową poprawność dokumentu.
• Użycie kreatora internetowego – wygenerowanie dokumentu na podstawie odpowiedzi, jakich udzielisz na pytania istotne z punktu widzenia sprzedaży internetowej. Sposób ten łączy wysoką jakość z przystępną ceną.

Co powinna obejmować polityka prywatności w sklepie internetowym?

Problem w tworzeniu polityki prywatności dla sklepu internetowego może wynikać z faktu, że każde działanie w serwisie generuje inne obowiązki informacyjne. Cele przetwarzania danych osobowych dla sprzedaży, zapisu na newsletter czy rejestracji konta będą więc zupełnie różne. Niemniej, można pokusić się o wytypowanie pewnych elementów wspólnych dla każdej aktywności. Polityka prywatności zawsze powinna zawierać między innymi następujące dane:

• Tożsamość i dane kontaktowe administratora – Twoi klienci muszą zostać powiadomieni, kto zarządza ich danymi osobowymi. W niektórych przypadkach należy dołączyć do tego informacje dotyczące tożsamości przedstawiciela administratora.
• Dane kontaktowe inspektora ochrony danych – muszą zostać zawarte w polityce prywatności, jeżeli taki inspektor został powołany.
• Informacje o prawach, które przysługują właścicielom danych osobowych.
• Cel przetwarzania danych osobowych – będzie różnił się w zależności od działania (np. realizacja transakcji przy sprzedaży czy wysyłka mailingu przy zapisie na newsletter).
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – ona również zależy od rodzaju przetwarzania danych. Warto zaznaczyć, że podanie uzasadnionego interesu administratora jako podstawy prawnej wymaga wyjaśnienia, na czym ten interes polega.
• Informacja o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych – element niezbędny, jeśli podstawą prawną przetwarzania jest zgoda właściciela danych.
• Informacja o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych osobowych – bardzo istotny zapis, którego w polityce prywatności nie może zabraknąć, jeżeli dane przekazywane są innym podmiotom (np. podwykonawcom różnych usług – marketingowych, komunikacyjnych itp.).
• Informacja o zamiarze przekazania danych państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej – jeśli dane przekazywane są poza Europejski Obszar Gospodarczy, właściciele danych muszą zostać o tym poinformowani i poznać podstawę takiego transferu. Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład wtedy, gdy dane trafiają do hostingodawcy, który posiada swoje serwery poza EOG.
• Okres przechowywania danych osobowych lub kryteria jego ustalania – w tym przypadku także należy pamiętać o rozdzieleniu informacji pod kątem rodzaju przetwarzania danych.
• Informacja o wymogu podania danych i ewentualnych konsekwencjach ich niepodania – klienci muszą wiedzieć, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, umownym, czy warunkiem zawarcia umowy. Należy ich również poinformować, jakie konsekwencje wiążą się z niepodaniem danych (np. brak możliwości zawarcia umowy).
• Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji – zapis ten najczęściej dotyczy automatycznej analizy zachowania użytkowników, na podstawie której dostosowywane są wyświetlane im reklamy. W polityce prywatności należy uwzględnić też zasady takiego profilowania i jego skutki dla użytkownika.

Polityka prywatności w sklepie internetowym – podsumowanie

Dzięki naszym poradom wiesz już, jakie informacje muszą znaleźć się w polityce prywatności każdego sklepu internetowego. Pamiętaj, aby nie utożsamiać jej z polityką ochrony danych, która stanowi wewnętrzny dokument opisujący standardy i procedury stosowane przez Twoją firmę. Jeśli chcesz mieć pewność, że zapisy zostaną przygotowane zgodnie z literą prawa, najlepiej zrobisz, korzystając z usług wyspecjalizowanej firmy lub z intuicyjnego kreatora internetowego.

Więcej informacji na temat polityki prywatności w sklepie internetowym, znajdziesz pod adresem: https://blog.sky-shop.pl/wszystko-o-polityce-prywatnosci-w-sklepie-internetowym/