Porównując system CRM do samochodu, łatwo dostrzec pewne analogie. Wsiadając do samochodu, nie wciskamy jednocześnie wszystkich przycisków i pedałów, bo to doprowadziłoby do chaosu i samochód by się nie uruchomił. Aby sprawnie nim jeździć, musimy znać jego elementy i umieć z nich korzystać. Podobnie jest z CRM-em — aby zmaksymalizować jego potencjał, warto zrozumieć, jak działa, i unikać typowych błędów.

Błąd 1: Uniwersalny lejek w CRM

Jednym z najczęstszych problemów firm jest stworzenie uniwersalnego lejka sprzedaży. Wiele osób próbuje dopasować wszystkie swoje procesy do jednej rutyny, co prowadzi do nieporozumień. Każdy proces, taki jak:

• zaopatrzenie,
• obsługa klienta,
• marketing,
• sprzedaż nowym klientom,
• dokumenty i księgowość,

ma swoje unikalne cechy. Dlatego, aby analizować i optymalizować sprzedaż, należy je rozdzielić. Tworząc oddzielne ścieżki, łatwiej jest śledzić postępy i dostosowywać działania do konkretnych potrzeb.

Błąd 2: Brak dedykowanych widoków w CRM

Kolejnym błędem, który łatwo zauważyć, jest brak dedykowanych pól i widoków w CRM. Gdy każdy pracownik wpisuje informacje w różnych formatach, pojawia się bałagan. Dlatego warto stworzyć dedykowane pola dla deali w każdym z lejków. Na przykład, w polu dotyczącym liczby osób w firmie, można określić różne zakresy, co pomoże w lepszym segmentowaniu klientów.

Błąd 3: Każdy korzysta z systemu „po swojemu”

Nie zapomnij o standardach. Kiedy każdy pracuje w CRM na swój sposób, trudno jest zachować porządek. Warto przygotować wskazówki i instrukcje, które w jasny sposób wyjaśniają sposób korzystania z systemu. Dzięki temu wszyscy pracownicy dobrze rozumieją oczekiwania i procedury. Regularne szkolenia z CRM i dostęp do bazy zasobów w celu odpowiedzi na różne pytania mogą naprawdę usprawnić korzystanie z systemu.

Błąd 4: Brak automatyzacji 

Często praca z CRM-em zajmuje zbyt dużo czasu, co bywa frustrujące. Bez automatyzacji codzienne zadania mogą pochłaniać mnóstwo energii. Warto więc znaleźć te, które zajmują najwięcej czasu, i zobaczyć, co da się zautomatyzować. Wykorzystanie funkcji CRM może naprawdę ułatwić życie. Przykładowo, automatyczne przypomnienia o follow-upach czy raporty tworzone na bazie prostych szablonów maili, które same uzupełniają imię klienta i nazwę firmy, mogą zaoszczędzić czas. Automatyczne raporty powinny powstawać na podstawie danych, które wcześniej wprowadziliśmy do systemu.

Błąd 5: Brak regularnych spotkań i przeglądów analitycznych

Na koniec, nie zapominaj o analizie danych. Zbyt wiele firm ignoruje informacje, które mogą dać cenny wgląd w to, jak działają. Wiele firm w Polsce sprawdza swoje wyniki co kwartał, ale warto robić to częściej, nawet co tydzień, żeby szybciej reagować na zmiany. Regularne spotkania z zespołem, aby omówić analizy CRM, pomogą zrozumieć, co działa, a co można poprawić. Analizując wyniki, dowiesz się, co jest skuteczne, a co wymaga zmian, co w dłuższej perspektywie przyniesie lepsze efekty.

Podsumowanie

Korzystanie z systemu CRM wymaga dobrego planowania i uwzględnienia wielu szczegółów. Jeśli unikniesz powyższych błędów, możesz znacząco zwiększyć efektywność swojej firmy. Polecamy skorzystać z bezpłatnych porad ITrix, które znajdziesz na blogu itrix.pl. Dzięki nim procesy w Twojej firmie będą działać sprawniej, co pozwoli Ci lepiej zarządzać firmą i skupić się na optymalizacji produktów czy usług, a nie na technicznych aspektach sprzedaży i obsługi klienta.