Jeśli widzisz, że ktoś w zespole opóźnia jego pracę, demotywuje współpracowników albo generuje niepotrzebne koszty – pora działać! Sprawdź, jak pomóc niewydajnemu pracownikowi osiągnąć sukces.

Jeśli widzisz, że ktoś w zespole opóźnia jego pracę, demotywuje współpracowników albo generuje niepotrzebne koszty – pora działać! Sprawdź, jak pomóc niewydajnemu pracownikowi osiągnąć sukces.

Plan artykułu:

1. Czym jest wydajność pracownika i czemu jest tak istotna
2. Słabe ogniwo w zespole – czym objawia się brak wydajności
3. 7 sposobów, jak pomóc niewydajnemu pracownikowi osiągnąć sukces
4. Podsumowanie

Czym jest wydajność pracownika i czemu jest tak istotna

Wydajność pracownika to wskaźnik, który określa skuteczność jego działań, czyli stosunek między osiągniętymi wynikami a poniesionymi nakładami pracy (czas, zasoby). Mówiąc prościej – pozwala określić, czy pracownik w sposób zadowalający osiąga założone cele, odpowiednio zarządzając swoimi zasobami i nie narażając firmy na dodatkowe koszty (np. nadgodziny).

Wydajność wpływa na rentowność oraz konkurencyjność firmy i jest elementem, bez którego firma nie odniesie sukcesu. Na wydajność pracy wpływają różne czynniki, m.in.:

• motywacja – stworzenie w firmie spójnego systemu motywacji i odpowiedni dobór czynników motywujących przekładają się na zaangażowanie pracowników i zwiększają ich koncentrację na realizacji celów;
• kultura organizacyjna firmy – pracownicy, którzy utożsamiają się z wartościami i potrzebami firmy, chętniej angażują się w wykonywanie swoich obowiązków;
• efektywne zarządzanie i organizacja pracy – składają się na nie inspirujące działania lidera/przełożonego zespołu, czytelna struktura organizacyjna firmy, informacje zwrotne od przełożonych, właściwy przydział zadań, szybkość, z jaką rozwiązywane są konflikty w zespole, zarządzanie czasem itp.;
• środowisko pracy – w tym komfort fizyczny, przyjazna atmosfera, czy relacje międzyludzkie;
• możliwości rozwoju umiejętności i kompetencji – pracownicy, którzy są zachęcani przez firmę do rozwoju i motywowani do pogłębiania wiedzy, są w stanie wykonywać zadania szybciej i skuteczniej;
• narzędzia i technologia – zapewnienie pracownikom dostępu do nowoczesnych rozwiązań i zautomatyzowanie powtarzalnych czynności poprawia ogólną efektywność firmy.

Wydajni pracownicy to tacy, którzy są zmotywowani, umiejętnie zarządzani i wyposażeni w nowoczesne narzędzia. Będą identyfikować się z celami firmy i dążyć do osiągnięcia jak najlepszych wyników biznesowych.

Słabe ogniwo w zespole – czym objawia się brak wydajności pracownika

Rentowna firma jest jak dobrze naoliwiony mechanizm – każdy jej trybik działa dokładnie tak, jak powinien. Czasem jednak w zespole pojawia się ktoś, kto zagraża sukcesowi firmy, tzw. słabe ogniwo. Czerwona lampka powinna Ci się zapalić, jeśli:

• pojawiają się opóźnienia w realizacji zadań, tzn. pracownik nie jest w stanie wykonać swoich zadań w wyznaczonym czasie;
• w działaniach pracownika dostrzegasz wiele błędów lub powtarzalne błędy, mimo że pracownik otrzymał wcześniej odpowiednie instrukcje;
• praca wykonywana przez pracownika jest niskiej jakości lub wymaga częstych poprawek;
• pracownik, nie proponuje żadnych nowych pomysłów ani nie wychodzi z inicjatywą usprawnień;
• pracownik nie wykazuje zaangażowania swoją pracą lub pracą zespołu – nie chce podejmować się realizacji nowych projektów lub robi to niechętnie;
• pracownik negatywnie wpływa na atmosferę w zespole – narzeka, odmawia współpracy z innymi lub nie potrafi współpracować z innymi członkami zespołu;
• komunikacja z pracownikiem jest utrudniona – nie komunikuje on swoich postępów, nie zgłasza problemów na bieżąco, co powoduje opóźnienia w pracy lub prowadzi do dublowania się czynności w zespole (dwie osoby wykonują tę samą pracę z powodu braku komunikacji).

Powyższe objawy mogą wynikać z braku umiejętności pracownika (niedostatecznego poziomu wiedzy lub kompetencji w danym temacie) albo braku zaangażowania i chęci do pracy. Mało wydajny pracownik opóźnia pracę zespołu, demotywuje go i generuje niepotrzebne koszty. Im szybciej zidentyfikujesz problem, tym szybciej firmowa maszyna znów zacznie działać pełną parą.

7 sposobów, jak pomóc niewydajnemu pracownikowi osiągnąć sukces

Skoro masz już świadomość, że w zespole zaistniał problem niskiej wydajności i udało Ci się wytypować, kto jest tym „słabym ogniwem”, pora na plan naprawczy. Aby pomóc pracownikowi, możesz skorzystać z poniższych 7 sposobów.

1) Znajdź przyczynę niepowodzeń

Przeprowadź analizę wydajności pracownika, aby dotrzeć do sedna problemu i znaleźć jego rozwiązanie. Przyczyny niepowodzeń mogą być różne – od niewłaściwego przydziału obowiązków, przez złą organizację pracy, brak kompetencji, aż po nieodpowiedni nadzór przełożonego. Na tym etapie możesz sięgnąć po technologię i sprawdzić w praktyce, jak narzędzia HRM pomagają rozwiązać problem niskiej wydajności.

2) Określ oczekiwania i cele

Przeprowadź z pracownikiem rozmowę 1:1, aby określić, jakie cele należy osiągnąć. Poinformuj go, jakie są Twoje oczekiwania i jakie zadania mają najwyższy priorytet. To pomoże pracownikowi skupić się na konkretnych działaniach.

3) Wysłuchaj pracownika

Podczas rozmowy 1:1, spróbuj dowiedzieć się, jakie jest stanowisko pracownika w temacie własnej wydajności i jakie ma pomysły na jej poprawę. Spróbuj razem z pracownikiem stworzyć spójny plan działań. Jeśli wykorzystujesz w firmie oprogramowanie HRM, z łatwością zaplanujesz w nim wszystkie dalsze kroki, np. kolejne oceny wydajności.

4) Dostosuj swoją komunikację

Czasem niska wydajność pracownika wynika z niezrozumienia poleceń. Może są zbyt zawiłe, źle sformułowane? Przemyśl zmiany w komunikacji, upraszczaj język i staraj się zawsze sprecyzować, co masz na myśli, aby pomóc pracownikowi w zrozumieniu Twojego przekazu.

5) Zrozum i zapewnij czas

Podejdź do procesu uczenia się ze zrozumieniem. Zapewnij pracownikowi odpowiednio długi czas, na dostosowanie się do nowej sytuacji lub na przyswojenie nowych umiejętności. Kontroluj i oceniaj postępy pracownika oraz terminowość. Aby określić, ile czasu pracownik potrzebuje na realizację danego zadania, możesz obliczyć średnią wykorzystując archiwalne dane z systemu HRM.

6) Wspieraj rozwój

Aby podnieść swoją wydajność, Twój pracownik może potrzebować dodatkowych szkoleń. Zidentyfikuj braki w jego wiedzy lub umiejętnościach (tzw. luki kompetencyjne) i zapewnij mu dostęp do odpowiednich zasobów wiedzy lub zapisz na odpowiedni kurs doszkalający.

7) Doceń starania pracownika

Nic nie boli pracownika tak, jak brak uznania. Czasem wystarczy nawet jego mała oznaka, aby pracownik poczuł się zmotywowany do działania. Pamiętaj o uznawaniu sukcesów pracownika. Monitoruj jego postępy i osiągnięcia oraz wynagradzaj go za dobre wyniki. To wpłynie na jego doświadczenia i przyczyni się do budowania pozytywnej atmosfery w miejscu pracy.

Podsumowanie

Wyobraź sobie, że siedzisz przy biurku, umiejscowionym tuż pod klimatyzatorem. W lecie marzniesz i często się przeziębiasz, a zimie ciągle boli Cię głowa i masz przesuszony nos. Czy wtedy masz siłę dawać z siebie wszystko? Pracujesz wydajnie? Oczywiście, że nie! Albo pomyśl, że dostajesz do wykonania jakieś superważne zadanie. Polecenie jest tak skomplikowane, że nie masz pojęcia, co właściwie ma być efektem Twojej pracy. Tracisz mnóstwo czasu na analizę, ale jednocześnie wstydzisz się zapytać, co zlecający miał na myśli. Twoja wydajność spada, podobnie jak motywacja do pracy.

Wydajność to złożony proces, na który składa się wiele czynników. Jeśli spada – warto sprawdzić, co jest tego powodem. To może być drobnostka, która sprawia, że pracownik traci ochotę do pracy, a może jest problem związany z zarządzaniem i ogólną organizacją firmy.

Przysłowie mówi, że lepiej zapobiegać, niż leczyć. Pomagając niewydajnemu pracownikowi unikniesz kosztów nowych rekrutacji oraz upewnisz się, że odpowiednio organizujesz procesy i komunikację w firmie.

Materiał reklamowy.