Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9b) pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. To długi okres, który dotyczy również dokumentacji osób już niezatrudnionych. Fizyczna kartoteka pracownicza w postaci segregatorów czy kartonów z aktami może zajmować zatem bardzo dużo miejsca, szczególnie w dużej firmie. Jest jednak prosta metoda na odkopanie się spod stosu papierów – to elektroniczna kartoteka pracownika.

Elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej – co mówi o tym prawo?

Digitalizacja dokumentacji to najprostszy sposób na jej uporządkowanie w firmie. Pozwala odzyskać wolną przestrzeń i przede wszystkim – znacznie ułatwia odnajdywanie potrzebnych danych. Nim jednak zastosuje się digitalizację w przypadku dokumentacji pracowniczej, takiej jak ich akta osobowe, warto się upewnić, czy prawo dopuszcza przechowywanie jej w formie elektronicznej.

Odpowiedzi udziela art. 94 [Podstawowe obowiązki pracodawcy] pkt 9a Kodeksu pracy:
Pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Taki zapis wszedł w życie 1 stycznia 2019 roku. Od tego czasu elektroniczne akta pracowników stały się równoważne teczkom w formie papierowej. Co jednak istotne, digitalizacja dokumentów pracowniczych nie może odbywać się wyłącznie poprzez ich skanowanie. Zasady zmiany jej postaci z papierowej na elektroniczną określa art. 948 § 2 Kodeksu pracy:

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Elektroniczna kartoteka pracownika – jakie daje możliwości?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wiąże się z szeregiem zalet. Wśród najważniejszych można wskazać:

• oszczędność miejsca w archiwach firmy,
• szybki, łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów,
• optymalizacja kosztów firmowych poprzez zmniejszenie ilości używanego papieru oraz tuszu drukarki i ograniczenie powierzchni archiwów,
• sprawna wymiana informacji,
• proste zabezpieczenie danych w sposób zgodny z RODO.

Wszystkie powyższe zalety mogą zostać łatwo wdrożone w życie, zakładając e-teczki pracowników w profesjonalnym systemie HRM. Samodzielne przechowywanie ich na firmowym dysku oczywiście również jest możliwe, jednak możliwości oprogramowania dla HR w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej mówią same za siebie:

• Tworzenie profili pracowników – zamiast w postaci setek folderów i podfolderów zajmujących miejsce na dysku sieciowym firmy, wszystkie dokumenty pracownika można podpinać pod jego profil w aplikacji HR.
• Przypisywanie przełożonych – czyli możliwość powiązania profilu pracownika z profilami bezpośredniego przełożonego czy menedżera działu oraz podpięcie go pod konkretny zespół.
• Dostęp do czytelnych zakładek – najlepsze systemy, takie jak np. tomHRM, pozwalają na łatwe segregowanie dokumentacji pracowniczej. Można grupować ją np. na tę dotyczącą urlopów, odbytych i wymaganych szkoleń, przebytych i wymaganych badań, uzyskanych certyfikatów, informacji z onboardingu; i tak dalej.
• Wygodne podpinanie dokumentów – profesjonalne systemy HRM dają dostęp do wielu innych modułów, które można połączyć z elektroniczną kartoteką pracowniczą. Przykładem jest aplikacja do tworzenia ankiet, które pracownik może wypełniać na swoim koncie i gotowe trafiają od razu do jego e-teczki.
• Alerty o wygasających umowach i badaniach – ogromnym ułatwieniem dla działu kadrowego jest funkcja przypomnień e-mailowych o zbliżających się terminach końca umów czy konieczności wykonania przez pracownika obowiązkowych badań.

Największe korzyści z korzystania z elektronicznej kartoteki pracowniczej można zauważyć oczywiście po przetestowaniu jej możliwości. Taką opcję daje system tomHRM, udostępniając 30-dniowy okres próbny, który do niczego nie zobowiązuje, za to pozwala sprawdzić wszystkie funkcje platformy.