Sprawna organizacja eventu, niezależnie od tego, czy będzie to ekspozycja targowa, impreza plenerowa, czy też konferencja lub spotkanie firmowe wymaga sprawnej koordynacji wielu elementów. Jest to duże wyzwanie dla wyspecjalizowanych działów marketingu, a dla podmiotów nieposiadających dedykowanych do tego celu ekip może stanowić zadanie trudne do realizacji.

Plany kontra życie

Począwszy od rezerwacji przestrzeni ekspozycyjnej, przez opracowanie listy gości i zabezpieczenie materiałów promocyjnych, aż po opracowanie scenariusza imprezy, przed inwestorem stoi szereg wyzwań.  Tylko pozornie wydaje się to zadaniem prostym. Zazwyczaj zaczyna się od opracowania koncepcji. Trzeba zaskoczyć widza i dostarczyć mu nowych, zaskakujących wrażeń – to pewne. Zróbmy więc tak, że nad stoiskiem będzie wstęga, na niej para akrobatów wykonujących złożone układy choreograficzne w rytm muzyki – to z pewnością przyciągnie uwagę widzów. Spektakl będzie podkreślony oszałamiającą grą świateł, oczywiście w rytm  popularnych hitów muzycznych. Poniżej prezentacja produktów i usług na tle zniewalających animacji. Przyda się też konferansjer dbający o ciągłe zaangażowanie gości, hostessy zajęte dystrybucją materiałów reklamowych i jakieś pomieszczenie na zapleczu służące za salkę konferencyjną dla kontrahentów zainteresowanych nawiązaniem współpracy.

Pomysł jest wstępnie opracowany, czas przystąpić do realizacji. Tu pojawiają się pierwsze problemy. Akrobaci pytają o nośność stropu, właściciel przestrzeni ekspozycyjnej pyta o planowane zapotrzebowanie na energię elektrycznej, w ostatniej chwili pojawia się też strażak i tłumaczy, że całość scenografii trzeba przesunąć o metr w lewo, bo w tej chwili zasłania czujkę alarmową. Pół biedy, jeśli organizator dysponuje doświadczonym w boju  zespołem dedykowanym do przygotowania wydarzenia. Będzie to ich kosztowało sporo siwych włosów, na pewno konieczne będą ustępstwa, ale jest szansa, że przy wzmożonym wysiłku i po kilku nieprzespanych nocach uda się wszystko dopiąć, zachowując względną zgodność z pierwotnymi założeniami. W trudniejszej sytuacji znajdują się firmy, które ze względu na mniejszą liczebność osobową lub ograniczony budżet muszą radzić sobie same. Nie będzie wprawdzie problemu z wynajęciem podwykonawców, bez większego trudu uda się znaleźć twórców zabudowy, instalatorów oświetlenia czy nagłośnieniowców. Jednak konieczność koordynacji pracy kilku zleceniobiorców rodzi inne problemy. Czasu zazwyczaj nie jest dużo, a niedociągnięcia na jednym etapie powodują lawinowe piętrzenie się kłopotów.

Siła profesjonalistów

Optymalnym rozwiązaniem będzie skorzystanie z oferty wykonawcy, który przejmie odpowiedzialność za cały proces realizacyjny. Kompleksowa obsługa techniczna konferencji i eventów zapewni inwestorowi spokój i pozwoli skupić się na merytorycznej części imprezy.

Korzystając z takiego całościowego rozwiązania, klient zyskuje nie tylko pewność działania i odpowiednie skorelowanie elementów składowych, ale też oszczędza czas i pieniądze. Oferta skrojona na miarę gwarantuje najefektywniejsze wykorzystanie budżetu i zaowocuje widowiskiem, które na długo pozostanie w pamięci widzów – mówi Krzysztof Kabaciński, specjalista z firmy MEON zajmującej się sprzedażą, najmem i obsługą techniczną nowoczesnych systemów multimedialnych.

Obsługujemy wszystkie rodzaje imprez, w tym szkolenia, imprezy masowe, targi i wystawy, koncerty i wydarzenia biznesowe. Po wspólnym ustaleniu planu działań rola klienta sprowadza się do wskazania miejsca, a nasz zespół zajmuje się całą resztą, oddając w ręce zleceniodawcy w pełni gotowy, odpowiednio skonfigurowany system. Odpowiednio przeszkoleni technicy będą czuwali nad przebiegiem całej imprezy, tak aby nie dopuścić do choćby najmniejszych problemów – dodaje ekspert.

Wybierając firmę, której powierzymy opiekę nad imprezą, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Podstawowym będzie doświadczony zespół. Ponieważ każda wydarzenie posiada nieco inną specyfikę i warunki techniczne, to wraz z kolejnymi realizacjami powiększa się wiedza i katalog praktyk pozwalających na sprawne reagowanie i odpowiednio wczesne niwelowanie ewentualnych problemów. Zgrany zespół pozwala na skuteczną organizację działań, a co za tym idzie znaczne skrócenie czasu pracy. Ważne jest również zaplecze sprzętowe oraz ciągły rozwój i trzymanie ręki na pulsie szybko rozwijającej się branży. Znajomość najnowszych rozwiązań technicznych oraz trendów pozwoli na efektywne wykorzystanie budżetu. Tak trudne i wymagające zadanie, jakim z całą pewnością jest obsługa techniczna imprez, zdecydowanie warto powierzyć profesjonalistom.